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员工离职的事情交接如何到位

2018-07-26 阅读次数: 1899

离职治理作为企业人力资源治理的基础事情,大部分企业都建立了规范的操作流程,但人力资源部分或者用人部分在面对员工离职时,照旧会遇到颇为头痛的问题:员工凭据程序离职后,尚有多项事情未能完整交接,接手的新人也不可尽快熟悉新岗位事情,进而导致要害客户流失、重要事情遗漏、珍贵资料丧失等一系列问题泛起。那么,如何做好员工离职事情交接,使事情秩序不受到影响甚至中断呢?

资料梳理是要害
每一名员工、尤其那些要害岗位上的员工,在事情中都会积累大宗与事情有关的文档资料,这些资料组成了企业的知识与经验体系,属于企业无形资产的重要组成部分,一旦丧失,企业需要支付高额的本钱价钱进行重建。因此,资料梳理就成为离职事情交接的首要任务和要害所在,具体可以掌握三个环节:

第一,资料整理。关于离职员工(以下简称“交出方”),部分卖力人或人力资源经理在与其进行离职面谈时,就要明确资料交接包括的内容及重点,并指导员工在治理离职审批的同时,做好对其事情的梳理、交接资料的整理,以及交接表的填写。交接内容应包括卖力的事情任务或项目描述及进展情况、对外联络的资源信息,种种文档资料的书面及电子资料等。

第二,交接存档。交出方资料整理完毕后,填写好《××岗位事情交接资料清简单览表》,并注明资料的存储方法及存放地后,一并交接给直接上级,由直接上级卖力对提交资料全面性和准确性进行审核、签收与存档。

第三,转交备份。直接上级将通过审核的电子与纸质资料,转交新接手该岗位的员工(以下简称“接收方”)存档与备份,并应要求接收方尽快学习与熟悉相关资料。虽然,为了增强知识治理,企业人力资源部分还可以细化划定,例如:一定级别以上或者公司焦点要害岗位的文档资料,除用人部分必须备份外,人力资源部或知识治理部分还应双重备份。

需要说明的是,凭据员工岗位和接收方对要接替事情的熟悉水平,接收方也可以直接与交出方进行交接,这样一是可以节省时间,同时也能够一起熟悉一下事情内容,可是直接上级必须一同加入交接,并且要对交接的内容做好审核,制止泛起重大疏漏。

交接培训不可少

接收方获取岗位相关的资料以后,如果只是简单阅读或学习该岗位的文档资料,尚无法掌握该岗位的事情精髓,诸多事情细节、技巧、注意事项与特殊情况,都隐藏于种种文档资料的背后,难以通过阅读与学习就能迅速掌握。

在现实中,往往因为事情的迫切性,无法给予接收方宽裕的时间和精力去熟悉与实践,新人慌忙上阵,势必影响事情效果。因此,为了资助接收方快速掌握新岗位事情内容与要求,交出方所在部分须实时组织交接培训,交接培训的加入者至少包括3人,即交出方、接收方和直接上级,由交出方对交接事情与文档资料进行全面讲解与说明,接收方在学习文档资料的基础上,准备好问题和纪录本,实时与交出方有效互动,直接上级作为监管者,应卖力对交出方讲解内容的全面性和准确性进行把关,发明讲解内容有遗漏或者过失时,应立即对培训内容增补与纠正。关于和该岗位事情流程紧密相关的同事,也可以请其加入旁听与互动,让接收方对新岗位事情更有整体感和全局观,那样效果更佳。

事实上,在交接培训历程中,用人部分往往还能获自得外的收获,即通过对该岗位全面事情的梳理与互动,发明其中需要革新与厘革的内容,在研讨的历程中纪录和整理出来,可以有效优化本岗位或部分事情。并且,这一环节的投入对坚持事情连续性的作用不可小视,用人部分不可怕麻烦、延长时间而忽视。

实操指导上手快

昔人云:知易行难。经过“资料梳理”和“交接培训”环节,基本上接收方在知识与看法层面没有问题,但知道并不等同于行动,也不等同于会操作,接收方在实践与操作上仍会感受有一定的难度。为了实现知行合一,包管交接岗位的事情不受影响,在离职交接历程中,我们还须设置一个实操指导的环节。出于效率的考虑,实操内容应集中于该岗位的焦点业务,即经常性爆发、重要水平较高的事情任务。

具体操作是:交出方明确该岗位的焦点业务,由直接上级予以审核确认。以薪酬福利岗位为例,其焦点业务主要包括:(1)每月薪酬福利核算与计发 ;(2)每月社保与住房公积金业务治理 ;(3)季度奖金、年度奖金核算与计发 ;(4)年度人力整天职析与预算 ;(5)年度薪酬调解业务处理 ;(6)年度市场薪酬水平调研等。这六项事情是此岗位人员必须熟练操作的内容。用人部分对岗位的焦点事情梳理完毕后,交出方就可以指导接收方对焦点业务进行实际操作,次数至少一遍以上,通过实际操作实时发明问题并处理,确保接收方能够切合新岗位的实际操作要求。

通知各方线不绝

无论哪个岗位,其对内对外、或多或少都有数目不等的牢固联系人,如客户、供应商、相助同伴、专家学者、内部员工等,岗位所承载的种种业务,基本上也都是通过该岗位员工与牢固的内外联络人交织在一起。如果员工离职以后,接收方却不知道该岗位有哪些牢固联系人,就会影响事情所涉及的内外联络顺畅有效,不但会直接影响事情的正?梗踔粱够岣驹斐墒导示盟鹗。

因此,当离职交接事情进行至此环节时,在接收方已对该岗位事情基本熟悉的情况下,应当实时通知与该岗位有关的牢固联系人,确保事情无缝衔接。以人才招聘岗位为例,交出方填写《××岗位联系人一览表》,将人才招聘岗位的联系人全面梳理出来,具体包括:各部分卖力人、各猎头公司联系人、各招聘网站联系人、各高校就业办联系人等,经直接上级审核移交至接收方,由接收方主动通知相关各方联系人,从而实现交接事情的平稳过渡。如果考虑部分业务事情的重要性,企业还可以接纳由交出方领导接收方逐一造访的方法,确珍重要事情联系不绝。

全面审核防缺漏

全面审核是员工离职事情交接的兜底环节,即即是公司的制hr369.com度流程对员工离职事情交接进行了详细划定,在实际操作历程中仍然容易泛起走样或者偏差的情况。离职治理事情的效果要害在于执行与贯彻的力度,这要求人力资源事情者依据治理流程,对离职事情交接严格监督与审核,其中特别要注意两点:

一是审核规模。本文介绍的离职事情交接流程,不应局限于员工离职简单类型,只要是人员离开事情岗位,事情的担负者爆发变换,都可以适用于本流程。从这个意义上来讲,离职事情交接流程也适用于员工内部调动、员工休假等多种情形,人力资源部分可参照员工离职事情交接的程序执行,最大限度制止因岗位与人员变换而带来的事情效率损失。

二是审核重点。人力资源部应当严格凭据流程严格审核,制止流于形式,将交接资料、交接培训、联系人等作为审核重点,须要时还可加入具体交接培训环节,抽检相关的电子或纸质文档资料,按期备份部别离职质料 ;对未凭据要求执行的,有权暂停内部调动或者离职 ;违规情形严重的,人力资源部可在全公司领域内通报批评,催促相关责任人履行交接事情的具体的要求,直至责任人凭据要求完成为止。







来源:互联网

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